Dateiformate für Übersetzungen: So schicken Sie uns das Richtige

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Sie benötigen eine Übersetzung Ihrer Produktbroschüre? Das übernehmen wir gern für Sie. Bevor Sie Ihre Broschüre gleich als PDF anhängen, lassen Sie uns Ihnen zunächst einmal die geeignetsten Formate zur Bearbeitung vorstellen. Denn es ist gut möglich, dass Ihre PDF von Dritten nicht bearbeitet werden kann, weil sie nur zur Ansicht freigegeben ist.

Wir erklären Ihnen hier, welche Dateiformate sich für Übersetzungsarbeiten am besten eignen und worauf es dabei ankommt. So können wir Ihre Texte auf dem schnellsten Weg bearbeiten.

  • Standard: Zum Projektbeginn besprechen wir mit Ihnen, welche Formate wir gemeinsam benutzen werden.
  • Optimal sind offene, also editierbare Dateiformate, weil wir Ihren Quelltext darin direkt bearbeiten können.
  • So können wir auch CAT-Tools verwenden (CAT = Computer Assisted Translation). CAT-Tools sind Programme, in denen Quelltexte und zugehörige Übersetzungen gespeichert und für Folgeaufträge konsistent weitergenutzt werden.
  • Best Practice: Schicken Sie uns den zu übersetzenden Text im Ursprungsformat. Wenn darin Grafiken mit übersetzungsrelevantem Text eingebunden sind, senden Sie uns am besten auch die Grafiken in deren Ursprungsformat. Bei Broschüren oder Flyern können Sie uns die PDF-Dateien gerne zur Ansicht mitschicken. Hierfür ist der geschlossene, nicht bearbeitbare PDF-Typ sinnvoll.

 

Editierbare Formate: offen und überschreibbar

Wenn wir Sie nach offenen oder editierbaren Dateiformaten fragen, meinen wir Dateitypen, welche direkt überschreibbar sind. Eine Auflistung finden Sie weiter unten.

Die Übersetzung in einem editierbaren Format bietet Ihnen viele Vorteile:

  • eine schnellere Lieferung dank erleichterter Bearbeitbarkeit
  • geringere Kosten, da weniger Vor- und Nachbereitungsaufwand nötig ist
  • Wenn Sie unsere Übersetzungen nicht manuell ins Zielformat übertragen müssen, sparen Sie bei Ihrer Weiterverarbeitung Zeit, Kosten und reduzieren gleichzeitig potentielle Fehlerquellen.
  • Sie ermöglicht den Einsatz moderner CAT-Tools.

Die editierbaren Dateiformate in der Übersicht:

  • .docx (.doc, .docm, dotx, .dotm), .pptx, .vsd (.vdx) und .xlsx aus der Microsoft-Produktfamilie
  • .rtf für das Rich-Text-Format
  • .odt für OpenOffice und .odf für LibreOffice
  • .csv (Comma-Separated-Value)
  • .xliff und .xlf
  • .xml und .html, auf denen Webseiten basieren. .xml ist individuell erweiterbar. Das macht das Format so praktisch und für viele verschiedene Anwendungsfelder attraktiv. Es kann aber auch Nachteile haben, mit .xml zu arbeiten. Deswegen ist für dieses Format ein eigener Artikel geplant.
  • .indd und .idml für Adobe-Anwendungen
  • .ai für Adobe Illustrator
  • .psd für Adobe Photoshop
  • .fm und .mif für Adobe FrameMaker
  • .cdr für Corel Draw
  • .qxp und .qxd, ein Layoutformat für das Programm QuarkXPress
  • .txt: der Klassiker, reiner Text ohne jede Formatierung.

Bestimmte Formate sind praxisrelevanter als andere:

  • .docx für Microsoft Word, .pptx für Microsoft PowerPoint, .xlsx für Microsoft Excel
  • .indd und .idml für InDesign, .ai für Illustrator
  • .xml

In PowerPoint-Dateien steckt Text, der gern vergessen wird: die Notizen für den Referenten und die Bilder mit Text auf den Folien. Lassen Sie es uns wissen, wenn Sie eine Übersetzung der Notizseiten wünschen. Bitte lassen Sie uns auch wissen, ob Texte aus nicht-bearbeitbaren Abbildungen und eingebunden Diagrammen übersetzt werden soll. Eine weitere typische Frage lautet, ob auch ausgeblendete Folien übersetzt werden sollen.

Webseiten sind häufig in .html und .xml programmiert. Für die Bearbeitung ist das bereits ideal, da CAT-Tools diese Formate verarbeiten können. Wenn Sie uns die Texte in einem dieser Formate bereitstellen, entfällt eine langwierige Vorbereitung. Sie sparen Zeit und Kosten, weil die Webseiten nicht erneut einzeln zusammengestellt werden müssen.

Schicken Sie uns die .xml- oder .html-Dateien einfach zusammen mit dem Link zur Webseite oder dem Design-Prototyp Ihrer Web-Programmierer, denn so sehen wir gleich das Ziellayout und verstehen zudem die thematischen Bezüge zwischen den Texten und anderen Seitenelementen. In der .xml können die Zusammenhänge nicht immer klar erkennbar sein.

 

.xliff, das häufigste Dateiformat für CAT-Tools

Dieses Format ist für Übersetzungen und Lokalisierungen maßgeschneidert und basiert auf dem vielseitigen .xml-Format. Die Buchstaben stehen für XML Localization Interchange File Format.

Sobald mit einem CAT-Tool gearbeitet wird, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die zu übersetzenden Texte in eine .xliff gelangen.

Auch für CAT-Tools existieren diverse Dateiformate. .xliff ist das am weitesten verbreitete.

 

Die Vorteile von CAT-Tools

Ein großer Vorteil von CAT-Tools ist das Translation Memory, in dem jede Übersetzung satzweise gespeichert wird. Kommt ein Satz in Ihren Dokumenten mehrfach vor, kann eine einmal angefertigte Übersetzung für jede Stelle übernommen werden.

Diese Bibliothek bleibt Ihnen für alle zukünftigen Übersetzungen und Überarbeitungen erhalten, was die Abwicklung von Folgeprojekten deutlich beschleunigen kann – es sei denn, Ihre Dateien sind zwischenzeitlich verändert worden. Dann fällt Anpassungsaufwand an. Die Segmente des Translation Memory bleiben dabei jedoch als Vorlage verfügbar und halten die Übersetzung konsistent.

Setzen Sie Ihre eigenen CAT-Tools ein, so ist die Best Practice bei Folgeprojekten, dass Sie uns immer die neueste Version Ihrer Translation Memory mitschicken.

 

Desktop Publishing (kurz DTP)

Desktop Publishing meint das Layouten von Broschüren, Flyern und anderen Publikationen mit einer genau festgelegten Darstellungsform. Übernehmen können wir das DTP am besten, wenn Sie uns das Ausgangsmaterial mitsamt Links (zu verknüpften Bildern und Grafiken) und Schriftarten (Fonts) anvertrauen.

Keine Sorge, dank in-house gehosteter Archivierung und Geheimhaltungsvereinbarung sind Ihre Daten bei uns sicher.

Steckt Text in einer Bilddatei, ist es vorteilhaft, direkt am Ursprungsformat zu arbeiten. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Die gängigsten Formate für DTP sind

  • .docx und .pptx für Word und PowerPoint
  • .indd und .idml für InDesign
  • .ai für Illustrator
  • .fm und .mif für FrameMaker

Sehr gut handhaben lässt sich .indd für Adobe InDesign. Übertragen wir Texte zum Übersetzen ins CAT-Tool, verwenden wir das dafür vorgesehene Austauschformat .idml. Am besten erlauben Sie uns eine Ansicht der fertig gesetzten PDF in der Quellsprache. Dann sehen wir unabhängig von installierten Schriftarten gleich, wie das Layout am Ende aussehen soll.

Auf die weit verbreiteten .pdf-Dateien kommen wir im letzten Abschnitt noch einmal zu sprechen, weil für Übersetzungsarbeiten geeignetere Formate ihnen häufig den Rang ablaufen.

Wenn wir bei mt-g Drucksachen in mehrere Sprachen übersetzen, können wir uns auch um die professionelle Layout-Nachbearbeitung kümmern. Dabei sorgen wir dafür, dass Layout und Format einheitlich bleiben.

Einheitlich heißt hier nicht gleich. Das Französische etwa verwendet längere und mehr Wörter als das Englische, weshalb sich die Seiten von Sprache zu Sprache verschieden dicht füllen. Ebenso gelten für das Französische, aber auch für Thailändisch, Hebräisch oder Arabisch andere Konventionen in der Zeichensetzung, die beachtet werden müssen.

In Zusammenarbeit mit Layoutern und unseren Übersetzern stellen wir sicher, dass jedes Text- und Bildelement am rechten Platz sitzt, Zeilen und Silben korrekt getrennt sind und alle Sonderzeichen ordentlich dargestellt werden – sei es in den klassischen EU-Sprachen oder in Arabisch, Chinesisch, Hindi und anderen Sprachen.

Wenn Sie das Layout selbst bearbeiten möchten, können wir die Übersetzungen ohne Layoutanpassungen in Ihrer .idml-Vorlage oder einem verwandten Format zurückliefern.

 

Text in Bild

In Formate wie .jpg, .bmp oder .png kann nicht direkt geschrieben werden, der enthaltene Text ist nicht editierbar. Diese Formate werden meist zusammen mit Textfeldern oder Bildlegenden verwendet, beispielsweise in Microsoft Word. Die bearbeitbaren Ursprungsdateien sind in der Regel

  • .ai für Adobe Illustrator
  • .psd für Adobe Photoshop
  • .cdr für CorelDraw.

 

Der Praxisfall .pdf

Zur Ansicht gelayouteter Dokumente hat sich das .pdf-Format von Adobe durchgesetzt, insbesondere im Printbereich. Weil es so gängig ist, Texte als .pdf zu verschicken, arbeiten auch wir täglich damit. Als Arbeitsformat für Übersetzungen eignet sich dieses Format jedoch nur bedingt.

Mit dem .pdf-Format wird ein bestimmter Zweck verfolgt: Dokumente sollen unabhängig von den Programmen, in denen sie erstellt werden, auf jedem Betriebssystem unverfälscht dargestellt werden können. Die einheitliche .pdf gewährleistet dies, indem sie die Formatierungen des Originals beibehält.

.pdf können wir zwar in ein für die Übersetzung besser geeignetes Format umwandeln, zum Beispiel in .docx für Microsoft Word, jedoch gibt es dabei einige Punkte zu beachten.

Ein rasch erstellter maschineller Export kann so gut wie nie ohne manuelle Nacharbeit weiterverwendet werden. Sorgfalt und eine gründliche Kontrolle sind geboten, damit keine Textstelle vergessen oder fehlerhaft übertragen wird. Die Struktur gestaltet mt-g so, dass sie sich möglichst unproblematisch übersetzen und anschließend weiterverarbeiten lässt.

Je nach Qualität des Ausgangsmaterials kann die Konvertierung sehr zeit- und kostenaufwendig werden. Sollten Sie das Quellformat nicht zur Verfügung stellen können, prüfen wir mit Bedacht, ob eine Konvertierung der .pdf-Dokumente sinnvoll und wirtschaftlich für Ihr Projekt ist. Das hängt stark mit dem Einsatz der bereits erwähnten CAT-Tools zusammen, über die Sie in einem zukünftigen Artikel mehr erfahren werden.

Immer wieder erhalten wir die Nachfrage, ob wir die Übersetzung in Notizen oder Kommentaren ergänzen und als .pdf liefern können. Für kleinere Textpassagen, beispielsweise zur Ergänzung einzelner Sätze in einer Broschüre, ist das gut machbar. Für umfangreichere Texte raten wir jedoch von diesem Vorgehen ab, da es für den Übersetzer nicht nur umständlich und zeitintensiv ist, sondern auch Qualitätssicherungswerkzeuge wie zum Beispiel eine übersichtliche Grammatik- und Rechtschreibprüfung fehlen. Außerdem können die Übersetzungen nicht in Ihr Translation Memory übernommen werden.

Auch das Übertragen der Übersetzung in das finale Layout durch Kopieren aus Notizen und Kommentaren ist fehleranfälliger und unhandlicher als aus Anwendungen wie Microsoft Word. Nicht zuletzt können wir auf diesem Wege die Vorteile von CAT-Systemen nicht nutzen.

Durchaus gibt es Fälle, in denen eine Konvertierung der .pdf keine Vorteile mit sich bringt: eingescannte Behördenschreiben oder Fachartikel zum Beispiel. Solche Texte übertragen wir in der Regel mit einer übersichtlicheren, klar nachvollziehbaren Struktur in Microsoft Word.

 

Kurz und bündig

In welchem Format auch immer Sie Ihre Quelltexte anliefern oder Ihre Übersetzungen von uns erhalten möchten – gemeinsam finden wir eine optimale Lösung. Setzen Sie auf die geläufigsten Formate, kann die Übersetzung reibungslos über die Bühne gehen.

  • .docx für Word
  • .pptx für PowerPoint
  • .indd und .idml für InDesign

Für Desktop Publishing hat sich eine Ansicht vom fertigen Layout des Originals als praktisch erwiesen. Diese können Sie gern mitschicken.

Verwenden Sie ein Format, das wir hier nicht aufgeführt haben? Schreiben Sie es in die Kommentare und wir setzen uns damit auseinander.

 

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