Case Study: Kosteneffiziente Übersetzung durch clevere Datenvorbereitung

Klinische Studien sind ein essenzieller Bestandteil der medizinischen Forschung und Entwicklung. Während die Übersetzung von Studiendokumenten bereits während der Durchführung der Studie eine entscheidende Rolle spielt, ist auch die anschließende mehrsprachige Dokumentation und Archivierung von großer Bedeutung. Ein langjähriger Kunde des Teams Klinische Studien beauftragte nach Abschluss einer Studie die Übersetzung der gesamten Korrespondenz zwischen dem Studienauftraggeber und der Ethikkommission. Insgesamt umfasste das Projekt 500 einzelne Dokumente, die aus dem Deutschen ins Englische übertragen werden sollten. 

Bereits seit 2015 besteht eine enge Zusammenarbeit zwischen unserm Kunden und mt-g – ein Vertrauensverhältnis, das den Grundstein für eine effiziente und wirtschaftliche Umsetzung dieses anspruchsvollen Projekts legte. 

Die Anfrage

Ende Oktober erhielt das Team Klinische Studien die Anfrage eines langjährigen Kunden für die Übersetzung von ca. 500 Dokumenten aus dem Deutschen ins Englische. Der Liefertermin wurde auf den 15. Januar 2025 festgelegt, wobei erste Teillieferungen bereits ab Mitte Dezember erfolgen sollten. Insgesamt umfasste das Projekt vor der Datenaufbereitung 318.938 Wörter – ein erhebliches Volumen, das eine effiziente Planung erforderte.

Der Kunde hatte nicht nur eine reine Übersetzung angefragt, sondern auch eine optimierte Datenvorbereitung sowie eine maschinelle Übersetzung mit anschließendem Post-Editing. Ziel war es, den Übersetzungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten, um die Kosten im Rahmen des vorgegebenen Budgets zu halten. Durch die frühzeitige Einbindung des erfahrenen Teams konnten bereits in dieser Phase strategische Maßnahmen entwickelt werden, um das Projekt optimal zu steuern.

Die Herausforderung

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts stellte das Team Klinische Studien vor mehrere Herausforderungen. Eine der größten war die hohe Anzahl an einzelnen Dokumenten: Die 500 Dateien waren in einer vom Kunden vorgegebenen, komplexen Ordnerstruktur abgelegt, die während des gesamten Prozesses exakt beibehalten werden musste. Dies erforderte eine präzise Organisation und ein strukturiertes Projektmanagement.

Zusätzlich wurden die Dokumente ausschließlich im PDF-Format geliefert. Da eine direkte Bearbeitung nicht möglich war, mussten sie zunächst in ein editierbares Format (Microsoft Word) umgewandelt werden. Dabei galt es, die ursprüngliche Formatierung so weit wie möglich zu erhalten, um einen reibungslosen Übersetzungsprozess zu gewährleisten.
Eine weitere zentrale Herausforderung war die hohe Anzahl an inhaltlichen Wiederholungen innerhalb der Dokumente. Würden alle Dateien ohne Optimierung auf einmal übersetzt werden, wären gleiche oder ähnliche Textpassagen trotz der Wiederholungen als neue Wörter berechnet worden – ein kostspieliger Ansatz, welcher den für das Projekt vorgegebenen Budgetrahmen des Kunden nicht hätte einhalten können. Um dies zu vermeiden, musste eine effiziente Strategie entwickelt werden, die eine maximale Wiederverwendung bereits übersetzter Inhalte sicherstellte.

Die Lösung

Um eine kosteneffiziente und qualitativ hochwertige Übersetzung sicherzustellen, setzte mt-g auf eine optimierte Kombination aus maschineller Übersetzung, Post-Editing und einer strategischen schrittweisen Bearbeitung der Dokumente.

Im ersten Schritt wurden die gelieferten PDFs in ein editierbares Format (Microsoft Word) konvertiert. Trotz hoher Automatisierung dieses Prozesses war eine händische Prüfung der Daten unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Inhalte und Formatierungen korrekt übernommen wurden. Anschließend wurde entschieden, die Übersetzung nicht für alle 500 Dokumente gleichzeitig durchzuführen, sondern sie in einzelne, thematisch und sprachlich optimierte Pakete aufzuteilen. 

Hierfür wurde eine detaillierte Analyse der Dokumente durchgeführt, um textliche Übereinstimmungen unabhängig von der vorgegebenen Ordnerstruktur zu identifizieren. Basierend darauf entstand ein „Basis-Paket“ mit rund 30 Dateien, das maschinell übersetzt und von einem Fachübersetzer posteditiert wurde. Die final überarbeitete Übersetzung wurde in das Translation Memory (TM) des Kunden aufgenommen und diente als Grundlage für die folgenden Übersetzungspakete.

Schritt für Schritt wurde nun ein Paket nach dem anderen übersetzt. Nach jeder Übersetzung eines Pakets erfolgte das Post-Editing durch einen medizinischen Fachübersetzer sowie die Aufnahme der überprüften Inhalte ins Translation Memory. Durch diesen iterativen Prozess wuchs die Menge an bereits verfügbaren Vorübersetzungen mit jedem Schritt, wodurch sich das Volumen der neu zu übersetzenden Wörter kontinuierlich reduzierte. Dieses Vorgehen wurde so lange wiederholt, bis alle Dokumente vollständig übersetzt waren.

Dank dieser optimierten Vorgehensweise konnte das ursprünglich zu übersetzende Volumen von 318.938 Wörtern auf lediglich 36.102 Wörter reduziert werden – eine Einsparung, die dem Kunden erhebliche Kosten- und Zeitvorteile verschaffte.

Projekt-Prozess einfach erklärt

Um den optimierten Übersetzungsprozess noch anschaulicher darzustellen, haben wir die wichtigsten Schritte in einem kurzen Video zusammengefasst. Dieses zeigt, wie durch gezielte Datenvorbereitung und eine schrittweise Vorgehensweise eine erhebliche Reduzierung des Übersetzungsvolumens und der Kosten erreicht wurde.

Das Ergebnis

Dank der optimierten Herangehensweise erhielt der Kunde alle 500 Dokumente in der gewünschten Zielsprache – exakt nach der vorgegebenen Ordnerstruktur sortiert und bereit für die Archivierung. Durch die gezielte Wiederverwendung bereits übersetzter Inhalte konnte nicht nur die Konsistenz der Fachterminologie gewährleistet, sondern auch das Translation Memory des Kunden erheblich erweitert werden. Dies bietet langfristige Vorteile für zukünftige Projekte, da bereits bestehende Übersetzungen wiederverwendet werden können.

Ein weiterer entscheidender Vorteil dieser Vorgehensweise war die deutliche Kostenreduktion: Im Vergleich zu einer vollständigen humanen Neu-Übersetzung ohne schrittweises Vorgehen konnten die Übersetzungskosten um rund 60 % gesenkt werden – bei gleichbleibend hoher Qualität. Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie durch strategische Planung, intelligente Datenaufbereitung und den gezielten Einsatz von maschineller Übersetzung mit Post-Editing sowohl Effizienz als auch Wirtschaftlichkeit in Einklang gebracht werden können.