Vor über 25 Jahren wurde mt-g als Übersetzungsagentur für die Medizin und Pharmazie gegründet. Auch heute sind Übersetzungen noch ein großer Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Um Projekte für unsere Kunden so effizient wie möglich zu gestalten, erweitern und optimieren wir unser Portfolio beständig.
Das Team Dentaltechnik & Zahnmedizin wickelt seit 2015 einmal jährlich für einen langjährigen Kunden die Übersetzung eines Produktkatalogs ab – inklusive DTP und Satzprüfung. Hierbei werden über 36.000 Wörter in 16 Sprachen übersetzt und grafisch an das bestehende Layout angepasst.
Seit Beginn der Zusammenarbeit im Jahr 2012, hat mt-g bereits 365 Projekte neben dem jährlichen Katalog für den Kunden umsetzen dürfen.
Die Anfrage
Neues Jahr – neuer Produktkatalog: Die Anfrage unseres langjährigen Kunden wiederholt sich jährlich, so auch im Herbst 2023 wieder. Ende September 2023 erhielt Teamleiterin Janine Lombardo die ersten Informationen zur Zeitschiene des diesjährigen Produktkatalogs. Die finalen Daten zur Übersetzung erhielt sie Ende November. Durch das Lieferziel Ende März hatte das Team Dentaltechnik und Zahnmedizin rund vier Monate Zeit, um 36.000 Wörter aus der englischen Sprache in 16 Sprachen zu übersetzen. Aufgrund der vorhergegangenen Katalogprojekte waren bereits rund 30.000 der benötigten Wörter im Translation Memory gespeichert, wodurch sich die Anzahl der neu zu übersetzenden Wörter auf 6.000 reduzierte.
Neben der reinen Übersetzung der Texte fragte der Kunde ebenfalls dazu passend DTP und Satzprüfung für alle Sprachen an. DTP, kurz für Desktop-Publishing, beschreibt die Anpassung des Layouts für die Zielsprache unter Berücksichtigung der Originaldaten. Dies ist notwendig, da sich die Länge von Texten in verschiedenen Sprachen stark unterscheiden kann. Im Anschluss an das DTP folgt eine Satzprüfung. Hierbei werden sprachspezifische Aspekte im Layout von einem muttersprachlichen Übersetzer geprüft, beispielsweise Satzzeichen, Worttrennungen, Schriftarten, und sprachspezifische Zeichen. Der Kunde führte anschließend die finale Prüfung in den eigenen Länderniederlassungen durch. Die daraus resultierenden Layout-Anpassungen wurden wiederum durch mt-g vorgenommen.
Die Herausforderung
1. Größe und Komplexität des Projektes
Die erste Herausforderung des Projektes ist die Komplexität und die Größe. Um das Projekt erfolgreich durchführen zu können und gleichzeitig eine hohe Qualität zu gewährleisten, benötigt es viele einzelne Projektschritte. Des Weiteren werden bei 16 Sprachen entsprechend 16 Übersetzer eingesetzt, die neben der Übersetzung auch die Satzprüfung übernommen haben, was wiederum zu einem hohen Abstimmungsaufwand mit allen am Projekt beteiligten Parteien führen kann.
2. Hohe Anzahl an Feedbackschleifen
Durch eine höhere Anzahl an einzelnen Projektschritten, erhöht sich auch die Anzahl an Feedbackschleifen, die noch vor den Feedbackschleifen mit dem Kunden entstehen können. Beispielsweise muss ein Layout nach Anmerkungen während der Satzprüfung erneut den DTP-Prozess durchlaufen. Auch bei den Länderprüfungen können ein bis drei Feedbackschleifen entstehen – und das in 16 Sprachen.
3. Nachträgliche globale Anpassungen
Im englischen Master-Dokument konnte es auch nach Start der Übersetzung und des Layout-Prozesses noch Änderungen geben – sowohl in den Texten als auch in Grafiken. Bei sprachlichen Änderungen wurden erneut die Übersetzer mit einbezogen und die Änderungen wurden anschließend im Layout angepasst. Bei nichtsprachlichen Änderungen wurden diese direkt vom DTP-Team umgesetzt.
Die Lösung
Die Lösung, um komplexe Projekte wie dieses durchführen zu können, liegt in den beherrschten Arbeitsweisen und Qualitätsstandards von mt-g: definierte Prozesse und strikte Dokumentation. Für jede Projektart gibt es bereits festgelegte Prozesse, die von Projektmanagern genau befolgt und eingehalten werden. In diesem Fall ist von der Datenvorbereitung bis hin zur Lieferung und der Pflege des Translation Memorys jeder Schritt genau festgehalten (siehe vereinfachte Prozess-Darstellung unten). Bereits zu Beginn des Projektes werden notwendige Informationen zusammengetragen und offene Rückfragen mit dem Kunden abgestimmt. Hierzu gehören unter anderem Informationen wie der Zweck der Übersetzung, die Zielgruppe, die Terminologievorgaben oder auch das Lieferformat.
Durch die Dokumentation und Protokollierung der einzelnen Schritte kann der Projektmanager jederzeit nachvollziehen, welche Sprache sich gerade in welchem Prozessschritt befindet. Außerdem kann eine lückenlose Übergabe und Übernahme von Projekten bei Abwesenheit des verantwortlichen Projektmanagers stattfinden. Vor und während des laufenden Projektes stehen die Projektmanager stetig in engem Kontakt mit dem Kunden. Zu Beginn eines Großprojektes wird ein gemeinsamer Termin organisiert, um alle Einzelheiten zu besprechen, aber auch während des Projektes findet ein regelmäßiger Austausch statt, um Zwischenziele abzustimmen und zu kontrollieren oder auch auftretende Herausforderungen gemeinsam zu lösen.
Unsere bewährten Prozesse und die darin enthaltenen internen Kontrollen ermöglichen es daher, dass auch Projekte in dieser Größenordnung von einem oder zwei Projektmanagern gestemmt werden können.
Das Ergebnis
1. Kurzfristiges Ergebnis
Auf das einzelne Projekt bezogen erhielt der Kunde einen in 16 Sprachen übersetzten und gelayouteten Katalog, geprüft von muttersprachlichen Experten. Während des Projektes hatte der Kunde hierfür einen einzelnen Ansprechpartner, der alles in die Wege leitet und Abstimmungen mit Übersetzern, Lektoren und DTP-Experten übernimmt. Auf diesem Weg konnten wir den Abstimmungsaufwand auf Kundenseite deutlich verringern. Durch das langfristig aufgebaute und gepflegte Translation Memory konnte eine Kostenersparnis von rund 37 % erzeugt werden.
2. Langfristiges Ergebnis
Aber auch im Hinblick auf zukünftige Projekte profitiert der Kunde. Durch eine enge und vertrauensbasierte Zusammenarbeit sind das Projektteam und der Kunde ein eingespieltes Team. Das Team Dentaltechnik und Zahnmedizin kennt sowohl den Kunden als auch die terminologischen Besonderheiten bereits seit mehreren Jahren. Das dadurch entstandene und gepflegte Translation Memory vereinfacht auch zukünftige Projekte und kann zu großen Einsparpotentialen führen. Definierte Prozesse führen zu einem flüssigen Projektablauf, welcher durch im Projekt gewonnene Key-Learnings bei Bedarf für die Zukunft noch weiter verfeinert werden kann.
3. Sehr hohe Kundenzufriedenheit
Alle genannten Punkte führten bei unserem Kunden zu einer hohen Zufriedenheit bei Projektabschluss. Besonders hervorgehoben wurde kundenseitig hierbei die professionelle Zusammenarbeit und der reibungslose Ablauf des Projektes.
„Das sehr gute Qualitätsmanagement und die definierten Prozesse bei mt-g erleichtern nicht nur uns im Projektmanagement das Arbeiten, sondern erhöhen auch die Effizienz und ermöglichen es uns, große und komplexe Projekte umzusetzen. Zusätzlich ist bei Projekten stets der enge Austausch mit dem Kunden im Fokus – sei es via E-Mail, Telefon oder über einen Video-Call. Bei so enger Zusammenarbeit freut es mich natürlich umso mehr, dass wir auch für dieses Projekt wieder ein positives Feedback vom Kunden erhalten haben und ich freue mich schon auf die nächsten gemeinsamen Projekte!“
- Janine Lombardo
mt-g.com